Tips och råd inför ert möte

Det finns många aspekter att reflektera kring när man ska arrangera ett möte. Hur kan ni göra mötet mer hållbart? Vilken mötesform passar bäst? Nedan hittar ni tips och råd för er som arrangör.

Det hållbara mötet

I Jönköping är hållbarhet ett viktigt fokus. Vår ambition är att uppnå så hållbara möten som möjligt i staden, vi finns därför alltid nära till hands och kan guida er med konkreta tips och råd på hur ni kan tänka mer hållbart inför ert möte som arrangör.

Omställningen till att få in ett hållbarhetsperspektiv är ofta en lång process. I Jönköping har vi ett bra utgångsläge för att arrangera hållbara möten, eftersom besökaren enkelt kan resa med kollektivtrafik. De korta avstånden inom stadskärnan gör det lätt att ta sig runt till fots eller på cykel och nästan alla stadens mötesanläggningar och hotell är miljöcertifierade. Hållbarhet handlar inte bara om att tänka miljö utan det är precis lika viktigt att ta hänsyn och arbeta med de sociala och ekonomiska aspekterna.

Viktiga punkter för ett mer hållbart möte

  • Välj miljöcertifierade mötesanläggningar och hotell för ert möte.
  • Använd er av checklistor och arbeta med hållbarhet genom hela processen.
  • Säkertställ att det är tillgänglighetsanpassat.
  • Säkerställ att det erbjuds ett hållbart och modernt utbud i matväg som tilltalar alla mötesdeltagare.
  • Digitalisera innehållet till möten för att minska tryckt material.
  • Uppmana deltagare till att samåka till mötet.
  • Säkerställ att alla typer av ”give-aways” i samband med mötet är hållbara.

Möteshandbok

– ett stöd för er som vill arrangera ett större möte i vår stad

Det allra första ni behöver göra är att hitta lämpliga datum för mötet. Här kan Destination Jönköping hjälpa er att säkerställa ledig kapacitet i staden. Vi har kontakt med hotellen, mötesanläggningar och andra aktörer som kan ge besked när det finns plats för ert möte i kalendern och ser till att det inte krockar med något annat stort arrangemang samtidigt.

Nästa steg är att bestämma plats för ert möte. Vilken plats som är mest optimal är beroende av flera olika faktorer till exempel syfte, mötesform eller antal deltagare. Även här kan Destination Jönköping hjälpa till genom att tipsa om lämpliga lokaler för ert möte, middag, övernattning med mera. Vi kan även tipsa om vår Venue Finder (kommer inom kort) där ni kan söka lokal och få tips efter era specifika önskemål.

Jönköping har ett stort utbud av möteslokaler för alla typer av möten, allt ifrån det lilla personliga styrelsemöten till den stora kongressen med behov av stora utställningsytor. Vi ordnar även visningar av lokaler, vi rekommenderar att besöka lokalen i förväg.

Oavsett vilken mötesform som passar just ert möte bäst, har vi kompetensen och verktygen för att mötet ska bli så kvalitativt och givande som möjligt.

Fysiska möten
Jönköping har alla förutsättningar som stad att genomföra möten på plats. Det geografiska läget är svårslaget, erfarenheten av att arrangera mässor, möten och evenemang är gedigen och vi har flera olika alternativ när det kommer till lokaler.

Hybrida möten
Ett hybridmöte innebär kombinerat fysiskt deltagande med virtuella komponenter som gör att deltagare även kan delta på distans.

Viktigt att tänka på är att ett hybridmöte designas för en fysisk ”på-plats-publik” och en digital ”distans-publik”. Det handlar om att skapa samma upplevelser och möjligheter att interagera för alla deltagare. Precis som vid helt digitala möten kräver hybrida möten mycket kunskap om uppbyggnad av program, talarträning och fokus på integration för deltagarna. Vi på Destination Jönköping har flera professionella och erfarna samarbetspartners som vi gärna rekommenderar.

Vi i Jönköping insåg tidigt i omställningen av mötesbranschen att vi kan vara en ledande möteshubb i Sverige med tanke på vårt mycket fördelaktiga geografiska läge i Sverige. Kompletterat med vårt stora utbud av mötesanläggningar som snabbt anpassat sig efter den senaste digitala tekniken, har vi alla förutsättningar för att genomföra hybrida möten och bli en möteshubb i landet tillsammans med andra mötesstäder som vi har ett nära samarbete med.

Digitala möten
I Jönköping kan vi erbjuda flertalet studios anpassade för digitala möten. Bland annat har Elmia kongresshus en modern och anpassningsbar uppbyggd tv-studiomiljö att erbjuda. Läs gärna mer om Elmias studio här.

Det digitala mötet kräver ett digitalt utrymme samt en infrastruktur som fungerar för det unika mötestillfället. Deltagarna ansluter sig via den digitala plattformen, vilket möjliggör för digital närvaro och deltagande på distans i helgrupp och mindre grupprum. Det är viktigt att arbeta med mötesprogrammet inför det digitala mötet för att bibehålla åhörarnas intresse framför skärmen, arbeta med interaktiva hjälpmedel för deltagarna samt talarträning framför kameran för de som ska leda mötet. Alla dessa viktiga komponenter krävs för att genomföra lyckade digitala möten och där har vi på Destination Jönköping flera duktiga samarbetspartners som kan vägleda er och skräddarsy upplägget efter era mötesbehov.

I samarbete mellan Destination Jönköping och Jönköpings kommun har en toolbox tagits fram med bilder och filmer över staden som ni gärna får ta del av och använda i er marknadsföring innan, under och efter ert möte. Ni hittar den här. Vi på Destination Jönköping kan också tillhandhålla text om staden, hur man enklast reser hit och andra typer av inspirerande och matnyttig information om ni önskar lägga detta på er mötessida.

Vi rekommenderar att anlita en kongressbyrå (PCO) under planeringen som kan hjälpa till med projektledning, deltagaradministration, abstrakts, ekonomisk hantering av mötet och mycket mera. Här kommer vi gärna med förslag på erfarna kongressbyråer som genomfört många möten och kongresser i staden.

  • Syfte och mål
    Det är värdefullt att tänka igenom vad man vill uppnå med mötet. Med detta i ständig åtanke är det lättare att göra val i planeringsfasen som säkerställer att mål nås och syfte förverkligas. Tänk även igenom i ett tidigt skede vad ni vill förmedla för känsla och medskick till deltagarna.

  • Projektgrupp
    Sätt samman en projektgrupp i ett tidigt i planeringsfasen så att ni inte riskerar att stå ensam med allt jobb. Säkerställ förväntansbild och roller med alla i gruppen innan, under och efter mötet.

Hållbarhet
Säkerställ att hållbarhet är inkluderat i planeringen av ert möte och finns under samtliga faser, planering som genomförande. För mer information och tips på hur ni skapar ett mer hållbart möte läs mer ovan. För att få ut bästa möjliga effekt, se över möjliga samarbetsparter i samband med planering av mötet, både på lokal, regional och nationell nivå.

Transporter
Planera in eventuell bokning av transport. Tänk på att ge plats i programmet för eventuella transporter med kollektivtrafiken inom staden även om ni når det mesta inom promenad-och cykelavstånd. För kollektivtrafik inom staden se mer här.

Boka konferenslokal och hotellrum
Se vårt tidigare stycke längre upp på sidan gällande bokning av lokaler i Jönköping.

Möblering i lokalen
Valmöjligheterna är många gällende sittning i en möteslokal, och det är viktigt för er som bokar att välja rätt typ av sittning beroende på syftet med ert möte och antal deltagare.

Program
Lägg mycket tid på att planera ett riktigt bra program med mycket variation och luft i programmet mellan föreläsning, interaktion och diverse andra programpunkter. Om det planeras för en gemensam aktivitet så måste det finnas utrymme för exempelvis ombyte och förflyttning. Boka in pauser och gärna tid för mejl-och telefonpaus för deltagarna om ni möts under en längre tid.

Teknik
Stäm av behov av teknik för samtliga talare, var ute i god tid och testa detta tillsammans med tekniker på plats innan mötets start. Ingår inte tekniker rekommenderar vi oftast att boka på detta i uppstart för att säkerställa att allt fungerar och för att ge en trygghet för de medverkande på scenen. Extra viktigt är det att planera kring teknik om det är ett hybridmöte och ni har föreläsare med på länk så att alla hör och ser bra samt att de som deltar på länk känner sig inkluderade i mötet och kan vara med på integrera.

Aktivitet
En aktivitet är ofta uppskattat i samband med ett möte då det leder till gemenskap och nätverkande. I Jönköping finns det ett stort utbud av aktiviteter, både inomhus och utomhus i samband. Återkom med era önskemål så presenterar vi gärna förslag.

Middag och underhållning
När ni planerar en middag är det en fördel att tänka igenom upplägget i god tid. Passar det bäst med sittande bankettmiddag eller en mer flexibel mingelmiddag? Jönköping erbjuder flera passande lokaler för middagsarrangemang beroende på syfte, antal deltagare, upplägg etc. Tänk även igenom om ni önskar underhållning i samband med middagen och säkerställ att detta bokas upp i god tid innan.

Specialkost
Ta reda på om någon deltagare är allergisk eller har specifika önskemål kring kost och säkerställ att ni meddelar detta till mötesanläggningen i god tid.

Talare/moderator
Boka upp eventuell talare eller moderator i god tid innan. Kontakta gärna oss om ni önskar inspiration och tips.

Avbokningsregler
Efter pandemin har betydelsen av avbokningsregler blivit allt viktigare, säkerställ i ett tidigt skede vad som gäller med om- och avbokning och kommunicera detta när bokningsbekräftelse skickas. Ett tips om ni hanterar all deltagaradministration själv och inte tar hjälp av en kongressbyrå är att lägga in i kalendern när sista datum för ev. avbokning måste ske.

Ekonomi
Det är viktigt att vara tydlig med riktlinjerna för ekonomin tidigt, både mot deltagarna i anmälan samt mot mötesanläggningarna vad som gäller för just ert möte. Hur ska debitering ske? Ska allt faktureras? Ska deltagarna betala någon del av konferensen själva? Ska alkoholhaltiga drycker gå på slutfakturan eller betalas separat av varje deltagare?

Utvärdering
Man lägger ofta mycket tid på uppstartsmöten, planering och genomförandet av ett möte. Men glöm inte utvärderingen. Följ upp mötet med utvärderingsenkät till deltagere för att säkerställa om målen har uppnåtts, vad som var bra respektive mindre bra och vad som kan utvecklas. Detta blir till mycket viktig information att ta del av som arrangör för mötet och ger stora möjligheter till förbättringar.

Vi hjälper er!

Funderar ni på att ansöka om ett möte och vill veta mer om vilken hjälp ni kan få? Tveka inte att höra av er!

Malin & Caroline

Möten

070-226 04 45